Dokumentskriving

Det hender kvart år kring tida for innlevering av oppgåver/heimeeksamenar. Ferske studentar som kom rett frå vyrdlause og likesæle VGS får seg eit sjokk med kor strenge høgskulane/universiteta er med dei formelle detaljane kring tekstproduktet. Skrifttype, sidetal, lineavstand, innhaldsliste og slikt. Dei fleste får det nok til på eit vis, men ofte er dette ved tungvint knoting og dårleg kunnskap om programvara. Men fortvil ei, gode råd vantar ikkje her i denne vitringa.

Det viktigaste i ein tekst er innhaldet. Språket, grammatikken, setninga og orda, og ikkje minst bodskapen dei har. Det du vil fortelja til lesaren. Det formelle, altså kva skrifttype teksten bruker eller kor store margar arket har, er sekundært, men er like fullt viktig å tenkja på. Leverer du inn ein akademisk tekst i skrifttypen Comic Sans, vil innhaldet framstå som meir useriøst og uakademisk.

Det er derimot slitsamt og dumt å kasta bort verdifull oppgåvetid på å stadig formatera teksten din. Eg har nytta mange timar på å hjelpa mamma – som tok ein bachelor samstundes som meg – med å ordna på overskriftene, framsida, sidetala, innhaldslista og så bortetter. Og det er berre smådetaljar, banale og simple, men som lell tek mykje tid. Hadde ho fått til å formatera rett undervegs, ville ho vore sjølvbyrg med det formelle.

Formelle krav

I denne gjennomgangen bruker eg OpenOffice Writer, som er fri programvare med snille filformat, men ekle imperialistiske programvarer med proprietære og stengde filformat Microsoft Office Word har likeins funksjonar. Eg tek utgangspunkt i Den kognitive tilnærminga som dømetekst.

Mange høgskuler har sine retningsliner og formelle krav for skriftlege arbeid, og det kan til og med skilja seg frå institutt til institutt. Fyrste bod er difor å finna ut kva formelle krav som stillast til oppgåva di fyrst. Her er krava me skal tilfredsstilla i dette innlegget:

• Skrifttype: Times eller liknande (med seriff), storleik 12.
• Lineavstand: 1,5
• Margar: 3 cm oppe og nede, 3.5 cm til venstre, 2.5 cm til høgre
• Skal innehalda: framside, innhaldsoversyn, teksten, og kjelder (og eventuelle vedlegg).
• Sidetal skal ikkje stå på framsida, ikkje på sida med innhaldsoversynet, og fyrste side med tekst skal starta med sidetalet 1.
• Avsnitt skal anten vera enkelt lineskift med innrykk, eller dobbelt lineskift utan innrykk.
• Kort sitat skal stå i sitatteikn, « og », skråstilt.
• Langt sitat skal stå i eige avsnitt, med innrykk, skriftstorleik 10 og lineavstand 1.
• Kjeldene (referanseliste/litteraturliste) skal stå på ei ny side.

Framsida: Bruk sideskift, ikkje lineskift

Me såg i krava at me skulle ha ei eiga side for framsida, ei for innhaldsoversynet og ei for kjeldene i tillegg til teksten. Det lettaste er å byrja på framsida. Her er det om å gjera presis, kort og ikkje noko svada. Her har eg vald å ta med fagnummer og emnetittelen øvst, så tittelen på oppgåva mi, etterfylgd av studentnummer (vanlegvis namn, men dette var eksamen) og til slutt tittelen på skulen og datoen:

FILM2002 – Fiksjon og fortolkning
Den kognitive tilnærminga
Studentnr.: 123456
NTNU – Hausten 2006

Dette midtstiller eg, og har litt luft mellom linene.

Eg vil nytta høvet til å minna om at det er lurt å lagra. Ofte. Heile tida. Eg nemner ikkje dette fleire gonger, men det er underforstått at me lagrar heile tida. Dimed går ingenting tapt viss det til dømes landar ein flygande tallerk i hagen din og straumen difor går – eller liknande heilt vanlege feil.

No kjem det lure! Svært mange, inkludert mamma, plar no å trykkja på lineskift, ENTER, tretti-førti gonger til dei får ei ny side. Ikkje gjer dette! Trykk heller på sideskift, CTRL+ENTER, ein gong.

På denne nye sida skulle me ha innhaldsoversynet, men sidan me ikkje veit kor mange sider me får enno, er det lite poeng i å laga dette no, så me trykkjer på sideskift ein gong til. For å gjenta: sideskift, CTRL+ENTER, ein gong, ikkje tretti-førti gonger på ENTER.

Då er det berre å byrja å skriva – eller i dette tilfellet: kopiera og lima inn teksten. Utan formatering! Me må hugsa på at kjeldene skal stå på ei eiga side, og dette gjer me med – du gissa det – sideskift, ikkje lineskift. Viss du limer inn teksten utan formatering, ser det ut som om kjeldene kjem på ei eiga side, men det er eit synsbedrag… Trolldom. Eller berre tilfeldig. Same kva, når me skal endra på margane, overskriftene og liknande, vil kjeldene flytta på seg. Difor er det viktig at me bruker sideskift for dei.

Når dette er gjort, har me eit dokument som kanskje liknar på dette: film1.pdf

Stilhandsamaren: Sidetal, margar og meir

Dei fleste får til å laga sidetal med til dømes topptekst eller botntekst. Eg føretrekk det siste, men det er ein smakssak. Det som er litt meir vrient å få til, er å unngå sidetal på framsida eller innhaldsoversynet. Men dette er sjølvsagt fullt mogleg, og ganske lett når du fyrst har gjort det ein gong før. Trikset er å nytta seg av stilhandsamaren. I OpenOffice får me han fram anten ved å klikka heilt til venstre på verktylina for formatering, eller ganske enkelt ved å trykkja F11-tasten. Det vesle verktyvindauget me no fekk opp, er det lurt å verta kjend med fyrst som sist. Dette skal me bruka til det meste av formateringa. Men fyrst er me altså ute etter å ordna med sidetal.

Stilhandsamaren startar til vanleg i fana for avsnittstilar. Me går inn på fana for sidestilar. Det er mogleg å bruka ulik sidestilar for alle sidene i dokumentet. I dette dømet skal me nytta tre sidestilar. Stilen som me skal nytta på sjølve teksten heiter Standard, og finst allereie. Det er her me vil ha sidetal, så me endrar på denne stilen (høgreklikk på namnet, og vel rediger). Gå til Botntekst, og vel Vis botntekst.

Sidan me allereie er inne og redigerer Standard-stilen, kan me jo ordna med margane. Me finn fram Side, og endrar på margane. 3 cm oppe og nede, 3,5 cm til venstre, 2,5 cm til høgre.

På innhaldssida skal me nytta ein eigen stil, men denne finst kanskje ikkje. Me opprettar difor ein ny stil (høgreklikk ein stad i verktyvindauget, klikk på ny). Kall stilen Innhald, og at neste stil skal vera Standard. Meir skal me ikkje gjera med Innhald-stilen nett no.

Den tredje stilen me skal nytta, er sjølvsagt til framsida. Kanskje finst denne stilen allereie, med namn som Framside, Første side eller liknande. Då me me endra litt på den. Viss ikkje, opprettar me den på same viset som over. Det viktige med Framside-stilen, er å velja at neste stil er Innhald.

Men framsida og innhaldssida vår viser jo framleis botntekst? Jo, dette kjem av at me enno ikkje har fortald at me skal nytta dei rette sidestilane. Me flyttar tekstmarkøren til framsida vår (ikkje nøye kvar), og så dobbeltklikkar me på stilen Framside i stilhandsamaren. Og då, på nesten magisk vis, forsvinn botnteksten ikkje berre frå framsida, men også frå innhaldssida vår! Kva hendte no? Så kult! Me sa jo at Framside-stilen skal følgjast at Innhald-stilen, som igjen følgjast av Standard-stilen. Og Standard følgjast av Standard.

Skal me setja inn sidetala no? Me legg vekk stilhandsamaren for augeblikket, og klikkar på botntekstområdet til den fyrste tekstsida (ark nummer tre). Eg liker å ha sidetala til høgre, så eg klikkar på Høgrejustert i verktylina for formatering. Så vel me i menyen: Set inn – Felt – Sidetal. Flott, der kom sidetalet. Men kva i?! Det står jo «3» der! Me vil jo at det skal stå «1». Dette er det mogleg å gjera noko med.

Eg veit at mange plar å dobbeltklikka på talet og velja forskyvning. Ikkje gjer det! Då vil nemleg innhaldsoversynet me skal laga seinare ikkje fungera på skikkeleg vis. Me flytter tekstmarkøren øvst på denne tekstsida, før overskrifta. Så vel me i menyen: Format – Avsnitt – Tekstflyt. Under Skrift vel me Set inn, Type: Side, Posisjon: Før, Med sidestil, Standard, Sidetal: 1, og klikkar OK.

Me skal då ha ei fil som kanskje liknar på denne: film2.pdf

Stilhandsamaren: Overskrifter

Når mamma lagar overskrifter, trykkjer ho på feit skrift, 14, skråstilt. Joda, du kan få det fint då, men kva om du – langt uti oppgåva – plutseleg finn ut overskriftene skal ha storleik 12? Då må du inn og endra på kvar enkelt overskrift. Dette er tungvint. Løysinga? Jepp, stilhandsamaren! Det finst faktisk ein rullegardinmeny i verktylina for formatering allereie. Denne fungerer som ein snarveg dei mest nytta avsnittstilane i stilhandsamaren. Nytt gjerne denne i staden.

Overskriftene i tekstane våre kan ha ulike nivå. Sjå til dømes på bøker. Her er tittelen nivå 1, kapitteloverskrift er nivå 2, avsnitt er nivå 3, og så bortetter. I dømeteksten vår er det berre eitt nivå, men hugs på dette til ein annan gong. Det spelar nemleg inn på innhaldsoversynet, som me skal sjå seinare.

Set tekstmarkøren i ei overskriftline (ikkje nøye kvar), og vel Overskrift 1 frå stilhandsamaren eller rullegardinlista. Gjer dette på alle overskriftene. Du kan sjølvsagt velja overskriftnivå undervegs som du skriv, men tenk ikkje på korleis overskriftene ser ut. Skriftformatering gjer me etterpå. For å endra utsjånaden på overskriftene, er det berre å opna stilhandsamaren og redigera stilen til ynskt overskriftnivå. Når det er gjort, vil du sjå at alle overskrifter på dette nivået endrar seg automatisk. Hurra!

Stilhandsamaren: Skriftformatering

Når du skriv, så er det berre teksten du skal tenkja på. Når den er rita ned, kan me gå laus på skriftformatering. I dei formelle krava, stod det at me skulle nytta Times eller ein annan skrifttype med seriffar (vassrette strekar øvst og nedst på bokstavane). Feilen mange gjer her, er å merka heile teksten og velja ein skrifttype, men vonleg har me no skjønt at det ikkje er lurt. Veit du kva som er lurt i staden? Jepp!

Me opnar stilhandsamaren. Teksten vår har avsnittstilen Brødtekst (viss ikkje, bruk stilhandsamaren/rullegardinlista til å syta for det! Du kan godt kan merka fleire avsnitt samstundes). Me kan redigera på Brødtekst-stilen. Under Skrift finn me skrifttypane (eg hadde visst ikkje Times, og vel ein som liknar: Bitstream Vera Serif). Kva meir kan me gjera? Eg tykkjer til dømes at det er best med blokkjustert tekst. Dette kan me gjera under Justering. I krava stod det også noko om lineavstand. Dette kan me endra på under Innrykk og avstand. Avstanden skulle vera 1,5.

Så var det sitata våre då. Me har to typar sitat. Dei korte sitata står på same avsnitt som teksten vår, medan dei lange står i eit avsnitt for seg sjølv. Igjen er det ulike reglar for kva eit kort og eit langt sitat er alt etter både kva skule og line du går på, men eit godt råd er å setja seg inn i det som står på VIKO. Under «Skrive oppgave» finn du døme på sitat i ulike referansestil, t.d. APA og Harvard. Høyr med faglærar for å vera sikker. Som regel er det ikkje så farleg kva referansestil du vel, så lengje den er tydeleg og du bruker den konsistent gjennom heile teksten.

Når du har vald ein referansestil, kan me formatera sitata våre. Me slår til med stilhandsamaren til dette og! For dei korte sitata vel me teiknstilen sitat, og for dei lange vel me avsnittstilen sitat. Har du ikkje desse, kan du oppretta dei. Hugs at lange sitat skal ha innrykk, skriftstorleik 10 og enkel lineavstand, medan dei korte sitata skal vera skråstilte. Det er ein ting stilhandsamaren ikkje kan gjera, og det er å laga sitatteikn på dei korte sitata. Så dette må du hugsa på å laga.

Med litt mindre justeringar her og der, har me eit dokument som kanskje ser slik ut: film3.pdf

Innhaldsoversynet

No skal du få sjå kvifor det var ekstra kjempelurt å bruka stilhandsamaren på overskriftene. Me kan nemleg laga ei automatisk innhaldsliste! Me set markøren vår på innhaldssida, og vel Set inn – Register/Innhaldsliste – Register/Innhaldsliste. Eg plar å endra Tittel til Innhald. Viss me hadde hatt fleire overskriftsnivå, kunne me bestemt kor mange av dei me skulle ta me her. Men i dette dømet treng me ikkje tenkja på det, så me klikkar OK. Vips har me eit flott innhaldsoversyn med alle overskriftene våre på korrekt sidetal. Om me seinare gjer endringar på dokumentet, kan me høgreklikka på innhaldsoversynet og velja Oppdater.

Ferdig

Då var dokumentet ferdig: filmferdig.pdf. Det er lett og veldig praktisk å nytta stilhandsamaren i staden for å endra på det formelle manuelt. Vil me til dømes endra på skrifttypen på alle sitata, kan me gå til stilhandsamaren i staden for å endra kvart enkelt sitat. Eg vonar at dette kan vera til hjelp, slik at du slepp å nytta verdifull tid på å formatera dokumentet.

Heilt til sist: er du riktig vill og galen, kan du faktisk nytta stilhandsamaren til å laga automatisk kjeldeoversyn og fotnotar. Eg oppmodar til å leika deg med verktyet, og sjå kva du kan få til.

Lukke til!